Bail mobilité, bail meublé ou contrat au nom de la société : quel cadre pour loger un salarié ?

« Qui signe ? » est la question qui bloque le plus souvent la location d’un logement pour un salarié. La réponse dépend de la durée de la mission, de qui paie et de qui occupe. Ce guide présente les trois cadres les plus courants, ce qu’ils permettent et ce qu’ils interdisent. Il donne des repères généraux : chaque situation doit être vérifiée, et les sources officielles sont citées en bas de page.

Le bail mobilité : fait pour les missions temporaires

Créé par la loi Élan de 2018, le bail mobilité est un bail de logement meublé conclu pour une durée de 1 à 10 mois, sans renouvellement possible. Il est réservé à des locataires dans une situation précise au moment où il commence, parmi lesquelles : la formation professionnelle, les études supérieures, l’apprentissage, le stage, le service civique, la mutation professionnelle et la mission temporaire dans le cadre de son activité professionnelle.

• Signataire : le salarié lui-même, en tant que locataire.
• Dépôt de garantie : interdit. Une caution peut être demandée, et le locataire peut recourir à la garantie Visale.
• Durée : de 1 à 10 mois, modifiable une fois par avenant sans dépasser 10 mois au total. Le locataire peut partir à tout moment avec un préavis d’un mois.
• Loyer : fixé pour toute la durée, sans révision en cours de bail.

C’est un bon outil quand la mission a une fin connue et que le salarié signe à titre personnel. Son inconvénient pour l’entreprise : le contrat et les loyers sont au nom du salarié, ce qui complique la prise en charge et la facturation.

Le bail meublé classique : fait pour une résidence principale

Le bail d’un logement meublé loué comme résidence principale dure en principe un an, renouvelable automatiquement, ou neuf mois pour un étudiant. Le dépôt de garantie est plafonné à deux mois de loyer hors charges. Ce cadre est conçu pour quelqu’un qui s’installe durablement : il convient mal à une mission de quatre mois, et il suppose que l’occupant fasse du logement sa résidence principale.

La location au nom de la société

Quand c’est l’entreprise qui loue pour loger un ou plusieurs salariés, elle devient le locataire et le salarié l’occupant. Une société n’ayant pas de résidence principale, la jurisprudence considère en règle générale que ce contrat échappe à la loi du 6 juillet 1989 sur les baux d’habitation et relève des règles générales du louage du Code civil. Les parties fixent alors plus librement la durée, le préavis et les garanties, à condition de les écrire clairement.

C’est le cadre le plus naturel pour une entreprise : le contrat, les loyers et la facture sont au nom de la société, et un même logement peut accueillir plusieurs collaborateurs successivement. Sa souplesse impose en contrepartie un contrat soigné : dates, prix, ce qui est inclus, conditions d’annulation et de prolongation, état des lieux.

Et le meublé de tourisme ?

Beaucoup de logements proposés au mois sont aussi loués à la nuit sur les plateformes, sous le régime du meublé de tourisme. Ce régime concerne une clientèle de passage qui n’y élit pas domicile ; il impose au propriétaire des démarches en mairie, désormais avec un numéro d’enregistrement dans la plupart des grandes communes. Pour l’entreprise, l’important est de savoir que le propriétaire est en règle : KAYPRO lui demande de déclarer sa situation avant que son logement soit vérifié.

Ce que KAYPRO fait, et ce qu’il ne fait pas

KAYPRO met en relation l’entreprise et le propriétaire, encaisse le loyer et émet chaque mois une facture au nom de votre société, pour le compte du propriétaire. Le cadre contractuel de chaque séjour dépend du logement, de la commune et de la durée : nous l’établissons au cas par cas et vous disons ce qui est signé, et par qui (questions fréquentes). Aucune formule n’est présentée comme acquise sans vérification, et ce guide ne remplace pas le conseil d’un professionnel du droit.

Les points à écrire, quel que soit le cadre

• Les dates exactes d’entrée et de sortie, et ce qui se passe si la mission est prolongée ou écourtée.
• Le prix mensuel et ce qu’il comprend : charges, eau, électricité, internet, ménage.
• Le nombre d’occupants et leur identité, si l’entreprise loue pour plusieurs personnes.
• Le dépôt de garantie ou la garantie qui le remplace, et ses conditions de restitution.
• L’état des lieux et l’inventaire du mobilier, à l’entrée et à la sortie.
• L’assurance : qui assure le logement pendant le séjour.